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文件归档的四大关键

2010年03月24日 09:22  点击:[]

电子文件是办公自动化过程的产物,是指人们在社会活动中形成的以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子信件、电子文书、电子图标、电子报表等。

电子文件不同于纸质文档,具有快捷性、资源共享性、不稳定、易更改性等特点。因此,在进行电子文件归档时,必须考虑以下四个关键措施。

关键一:确保电子文件的原始、真实性

对于一份电子文件来说,只要它的内容确实是在当时由原作者制作或撰写,此后又从未修改,就应该承认它的原始性、真实性,而不管它是否具有固定的载体。电子文件的这种“原始性”概念抛弃了文件形式上的原始性,仅以文中所含信息的真是、准确,即内容的原始性为唯一标准。

根据电子文件的特点,笔者认为建立这样一个“原始性”的概念是适当和必要的,因为它是电子文件转化为电子档案,是电子档案具有凭证作用和法律效率的基础。因此,作为电子文件的制作者,管理者都应积极采取有关技术措施,确保电子文件的原始性。

措施一、在电子文件传送系统中可采用“双密钥码”对电子文件进行加密,从而使第三者很难从截获的密文中解出原文的内容来,无法对它进行篡改。

措施二、积极应用光笔签名和数字签名,表明电子文件签署者的权利和责任,为电子文件发挥凭证作用奠定基础。

措施三、通过消息认证技术、身份验证技术、及各种防写措施,保持电子文件的原始性和真实性。

关键二:加强各类标准规范的建设

开展电子文件归档工作,必须要建立各类标准规范,包括管理性标准、业务性标准和技术标准。其中,管理性标准如计算机系统保密管理规定,业务性标准如电子文件归档和电子档案管理规范,技术性标准如数字档案的术语标准,数据交换格式标准,最重要的是要统一报送的电子文件格式。

电子文件因其内容不同而具有不同的种类,例如按信息存在形式可分为文本文件、图形文件、视频文件、数据文件、命令文件等。因此,要通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能,以国际标准和国内标准为基础,通过产品化的软件化繁为简,将不同处理手段形成的数据、版式,通过软件自动转化成国内、国际标准,如国际上现用的 XML 技术或国内的 CEB 格式,实现对 PDF 、 DOC 、 TML 、 S2 、 PS 格式的自动转换。

关键三:启动电子文件管理系统建设,使电子文件及时归档

数字化档案馆的业务工作就是对档案信息的处理和加工,并形成最终的产品—标准格式的数据信息。建立电子文件管理系统可以实现信息的全过程处理与加工,实现电子文件与档案集成化、动态化管理。有了这样一套管理系统,档案部门可以通过电子文件的前段控制,对各项管理对象、资源要素实现全方位、全范围的优化,实现档案信息来源,对外服务等方面的数字化,充分发挥档案服务功能,并使之及时归档。

关键四:建立电子文件异质备份制度

很多组织机构并没有对电子文件的管理采取异质备份的办法,其后果就是很可能造成不少电子信息的永远消失,并很可能造成难以逆转和不可弥补的巨大损失。

要确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失,就需要确保重要的电子文件中的信息能够在多年以后还能被读取利用,就要建立电子文件异质备份制度。

应该对重要电子文件进行异质备份,及时转换成胶卷、纸张等其他载体。尽管这要花费更多的财力和人力,但它能确保电子文件中的信息真实地、长久地保存下去。

总之,推广实施电子文件的归档工作,对数字档案馆的建设具有重大的影响,并将产生深远的社会效益和巨大的经济效益。

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