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湖北中医药大学互联网电子邮箱服务管理办法(修订)

2021年06月07日 15:56  点击:[]

第一条 电子邮箱(以下简称“邮箱”)是学校教学、科研、学习、交流的一个重要互联网平台,为规范学校邮箱管理,配合学校教学、科研、服务保障等信息系统运行,参照中华人民共和国信息产业部《互联网电子邮件服务管理办法》,制定《湖北中医药大学互联网电子邮箱服务管理办法》(以下简称“本办法”)。

第二条 本办法中的邮箱是指以学校域名(@hbtcm.edu.cn)为结尾的邮箱。本校所有在编正式教职员工和在册学生及学校所属二级部门都可申请使用学校邮箱。

第三条 所有邮箱用户(以下简称“用户”)应遵守所有与邮箱有关的网络协议、规定程序和国家相关的法律和法规。

第四条 邮箱采用实名制认证方式运行:教职员工默认用户名为工号;学生默认用户名为学号;部门邮箱需指定专人负责(也称“部门邮箱负责人”),默认用户名为该部门编号。

第五条 邮箱仅限其用户本人使用,用户密码由用户本人负责保管。用户不得利用学校邮箱传输任何骚扰性的、中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的、庸俗淫秽的或其他任何非法的信息资料,对以其邮箱进行的所有活动和事件负法律责任。

第六条 邮箱的申请

(一)在编正式教职员工申请个人邮箱,申请步骤如下:

1.在学校信息化建设办公室(以下简称“信息化办”)网站上下载《湖北中医药大学教职员工电子邮箱开通申请表》及教职员工EXCEL版电子申请表;教职工也可登录OA系统发起“教职工电子邮箱开通申请表”线上办理流程,并提交。

2.将申请表中的内容填写完整后,申请人签字并交其所在部门负责人审批,加盖部门公章;部门领导也可在OA系统里对教职员工邮箱申请流程进行审批。

3.将纸质申请表送交信息化办办理, EXCEL电子版申请表发送至指定邮箱(postmaster@hbtcm.edu.cn)。

4.信息化办在收到纸质版申请表或OA系统流程申请后进行确认,确认信息填写无误后,在一个工作日内开通邮箱并通知申请人(流程图见附件)。

(二)学校所属二级部门申请部门邮箱,步骤如下:

1.在学校信息化办网站上下载《湖北中医药大学部门电子邮箱开通申请表》及部门EXCEL版电子申请表;教职工也可登录OA系统发起“部门电子邮箱开通申请表” 线上办理流程,并提交。

2.将申请表中的内容填写完整后,部门邮箱负责人签字并交部门负责人审批,加盖部门公章;部门领导也可在OA系统里对教职员工邮箱申请流程进行审批。

3.将纸质申请表交至信息化办办理,EXCEL电子版申请表发送至指定邮箱(postmaster@hbtcm.edu.cn)。

4.信息化办在收到纸质版申请表或OA系统流程申请后进行确认,确认信息填写无误后,在一个工作日内开通邮箱并通知部门邮箱负责人(流程图见附件)。

(三)学校在册学生申请个人邮箱,申请步骤如下:

1.在学校信息化办网站上下载《湖北中医药大学学生电子邮箱开通申请表》及学生EXCEL版电子申请表。

2.将申请表中的内容填写完整后,学生本人签字并交其所在班辅导员教师审查、签字后,交所在院(系)负责人审批,加盖院(系)公章。

3.将纸质申请表交至信息化办办理,EXCEL电子版申请表发送至指定邮箱(postmaster@hbtcm.edu.cn)。

4.信息化办确认申请表后,在一个工作日内开通邮箱并通知申请人(流程图见附件)。

第七条 邮箱账户开通、停止服务及注销规则

(一)用户在申请邮箱时所提供的资料不准确、不真实,含有违法或不良信息的,信息化办有权不予以开通。

(二)如发生下列任何一种情形,学校有权随时停止为该用户提供邮箱服务而无需通知用户,并按学校有关规定对用户进行处理。

1.违反宪法或法律法规规定的;

2.危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的;

3.损害国家荣誉和利益的,损害公共利益的;

4.煽动民族仇恨、民族歧视,破坏民族团结的;

5.破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的;

6.散步谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的;

7.散步淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的;

8.侮辱或者诽谤他人,侵害他人合法权益的;

9.制作和传播病毒、垃圾电子邮件;

10.办理涉密业务;

11.含有法律、行政法规禁止的其他内容的。

(三)用户的邮箱如在1年内未收发任何电子邮件,学校可注销该用户的邮箱而不通知用户。用户本人可以随时要求注销其邮箱。用户在离任或离校时应注销其邮箱账户。

第八条 用户权利和义务

(一)用户应亲自开启并正确使用其邮箱,不得在邮箱网页上或者利用邮箱制作、存储、复制、发布、传播、接收本办法第七条第二项中所列信息。

(二)用户第一次登录邮箱,应修改登录密码,登录密码必须不少于6位,且需包含大写字母、小写字母和数字,不能包含用户名信息,不能连续3位字母或数字相同,且不能是常见密码。严禁用户使用简单密码。

(三)用户登录后,要第一时间设置“密保邮箱”,以便密码找回。

(四)用户邮箱中有文件中转站,最大存储容量为32G。用户应定期清理其过期垃圾邮件,以确保电子邮件和该邮箱的正常运作和顺畅。

(五)收发邮件中的超大附件不超过2GB,普通附件不超过50MB。

(六)用户须对自己在使用邮箱过程中的行为承担责任,包括因发信地址错误造成退信、邮件内容涉及个人隐私造成个人信息泄露、不正当使用邮箱服务、在网上购买商品或服务、在网上进行交易等由于自身原因造成的任何直接、间接、偶然、特殊及后续的损失。

(七)邮箱登录密码遭他人篡改或忘记登录密码且没有设置密保邮箱的,用户可下载并填写邮箱密码重置申请表,将申请表交至信息化办,信息化办工作人员审核个人信息无误后进行密码重置(流程图见附件)。

(八)用户应保障和维护湖北中医药大学网络及其他用户的利益,如因用户违反有关法律、法规或本办法的任何条款而给学校网络或任何其他第三方造成损失,用户承担由此造成的损害赔偿责任。

(九)用户发现任何非法使用邮箱或邮箱出现安全漏洞的情况,有责任立即告知信息化办。

第九条 信息化办是学校电子邮箱系统的主管单位,负责协调邮箱服务委托商维护邮箱的正常运行、定期备份和故障恢复工作。如由于邮箱服务委托商技术问题引起的邮件丢失、邮件发送不成功等故障,信息化办应在第一时间发布通知告知用户。

第十条 信息化办负责对邮箱的管理、审核、开通、禁用、注销以及疑问解答。

(一) 邮箱账号必须实名制,对于内容不属实的申请,信息化办不予受理。

(二) 信息化办对邮箱的用户名、密码进行管理,可向用户提出用户名设置建议,当用户名发生重复或不恰当时,有权拒绝该用户名。

(三)任何人不得在未获得用户本人许可的情况下阅读其电子邮件。

(四)信息化办未经允许不得更改邮箱用户的密码,不得将邮件备份用于系统恢复以外的其它用途。

(五)因邮箱维护而必须暂时停止服务时,信息化办须至少提前1天在学校门户网站上以公告或群发电子邮件等方式通知用户。

第十一条 邮箱用户隐私制度

为便于向用户提供更好的服务,信息化办将在用户自愿选择邮箱服务或者提供信息的情况下收集用户的个人信息,并将这些信息进行整合。

尊重用户个人隐私是邮箱服务的一项基本原则,信息化办不得公开或透露用户的个人资料及邮件内容,以下几种情况除外:

(一)事先获得用户的明确授权;

(二)遵守有关法律规定,包括在国家有关机关查询时,提供用户的个人信息、用户在邮箱上发布的内容及发布时间、互联网地址或域名;

(三)在紧急情况下竭力维护用户个人和社会大众的隐私安全;

(四)其他学校认为必要的情况。

因特殊原因公开个人信息前,应尽可能第一时间内告知用户。

第十二条 安全管理。电子邮箱系统安全应由信息化办协同邮箱服务委托商共同保障,用户账户内容安全及个人账户及密码安全由用户负责。

第十三条 保密条款。用户对使用邮箱过程中所获知的其他用户邮件内容涉及未向社会公开的技术情报和商业秘密均有保密义务,未经对方书面许可,不得将其泄露给第三方,否则应承担违约责任并赔偿损失。

第十四条 学校对不可抗力导致的损失不承担责任。本办法不可抗力包括:天灾、法律法规或政府指令的变更,因网络服务特性而特有的原因,如境内外基础电信运营商的故障、计算机或互联网相关技术缺陷、互联网覆盖范围限制、计算机病毒、黑客攻击等,及其他合法范围内的不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。

第十五条 本办法自学校发布之日起施行,原《湖北中医药大学电子邮件服务管理办法》(中医校字〔2013〕26号)同时废止。

第十六条 本办法由学校信息化建设办公室负责解释。


湖北中医药大学电子邮箱业务线下办理流程:https://nic.hbtcm.edu.cn/info/1021/1358.htm

湖北中医药大学电子邮箱业务线上(OA系统)办理流程:https://nic.hbtcm.edu.cn/info/1021/1631.htm



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